Holiworking - Foire Aux Questions

Foire Aux Questions

Vos salariés Holiworkers travaillent au quotidien dans un espace de coworking professionnel, avec d’autres Holiworkers provenant de différentes entreprises françaises. Cet espace est entièrement équipé de bureaux ouverts, des salles fermées et privées sont aussi disponibles pour les  visioconférences et réunions téléphoniques.

Au quotidien, vos collaborateurs bénéficieront d'une application appelée Holicompanion, qui les guidera dans leurs démarches administratives, les accompagnera dans leur nouvelle vie quotidienne et facilitera la communication et leur suivi par leur manager.

Les collaborateurs auront à leur disposition dans nos coworkings tout le matériel nécessaire pour communiquer avec votre société. Des salles de réunions sont mises à disposition, ainsi que des bureaux privés et confidentiels, pour des échanges directs avec leurs managers, clients ou partenaires.

En fonction de ce que vous souhaitez pour votre collaborateur, vous pouvez imposer qu'il travaille du coworking ou le laisser libre de travailler de son domicile par exemple.



Plusieurs imprimantes de dernière génération seront disponibles et vos salariés auront la possibilité d’imprimer à volonté. Toutefois, l'accent sera mis sur une utilisation optimale des outils numériques, pour limiter l'empreinte environnementale.

Sur place notre Holicoach est votre référent et celui de votre salarié.
Un point mensuel est prévu entre le Holicoach et le Holiworker.
Un suivi quotidien de ses temps est demandé au Holiworker et vous est transmis (via l'application Holicompanion).
Si votre salarié demande un congé, le process habituel de demande et validation s'applique. Nous serons informés par le suivi de temps hebdomadaire.
Le Holicoach n'est pas le manager du Holiworker. Il veillera toutefois au respect des horaires et des règles internes au coworking, ainsi qu'à l'implication professionnelle du Holiworker.


A son retour en France, le collaborateur réintégrera son équipe dans les conditions et au poste stipulés sur son contrat de travail.

Pendant son séjour à l'étranger, le contrat du collaborateur reste actif. Il est toujours comptabilisé dans vos effectifs. Exerçant son activité dans un autre pays, il est toutefois détaché du régime de la sécurité sociale.

Dans la mesure où le salarié travaille et réside à l'étranger pour convenance personnelle, votre obligation minimale est la continuité de ses cotisations au régime chômage. À cela, peuvent s'ajouter quelques obligations spécifiques à votre convention collective que nous étudierons.

Holiworking  informe votre collaborateur sur la sécurité de la destination avant le départ (partie intégrante du contrat Holiworker) et également en continu grâce à notre application Holicompanion. Le Holicoach à destination assure des entretiens réguliers et contrôle la présence du Holiworker . Votre société reste toutefois responsable de la sécurité du salarié conformément aux exigences légales du droit Français.

Votre collaborateur est soumis à la législation locale du pays de destination. Holiworking assure la mise en conformité du Holiworker au regard des lois et taxes dues localement. Holiworking est accompagné, dans chaque pays, par un cabinet d'expertises comptable et juridique spécialisé.

Vous avez évidemment d'autres activités que celle d'organiser l'expérience Holiworking de votre collaborateur.
C'est pourquoi, Holiworking veille à vous simplifier le travail au maximum. Nous estimons entre 45 et 60mn la mise en place du dossier contractuel pour un Holiworker.

Les documents à traiter / valider sont les suivants :
1/ Réception d'un courrier type de demande de mobilité internationale pour convenance personnelle adressée par votre salarié : cela assure la traçabilité de son souhait pour archivage dans son dossier
2/ Établissement d'un avenant à son contrat de travail prenant en compte son nouveau périmètre : nous vous soumettrons un modèle, validé par nos experts, fonction de son contrat en cours et de votre convention collective
3/ Signature du contrat de service et délégation de paie entre Holiworking et vous
4/ Transmission des consignes à votre service paie (interne ou externe) pour l'établissement des bulletins de salaire adéquats pendant la période Holiworking de votre collaborateur. Nous vous soumettrons un modèle type validé par nos experts afin de simplifier la tâche du service paie. Nous transmettrons également une check-list des actions à réaliser auprès des organismes tiers (sécu, mutuelle, prévoyance) et ce dans la mesure où votre collaborateur ne serait pas autonome


Aucun, à l'exception de la fiche de paie mensuelle.
Sa fiche de paye sera à formater par votre service paie au regard du statut du Holiworker pendant son séjour à l'international. Vous pourrez vous appuyer sur le modèle que nous fournissons pour gagner du temps.

Pendant son expérience Holiworking, votre collaborateur exerce son activité professionnelle en dehors du sol français. Il est soumis à la législation locale en terme de droit du travail et droit social.
Vos obligations minimales en tant qu'employeur sont :
- Le maintien des cotisations patronales au régime ASSEDIC
- Un devoir d'information et de veille quant à la sécurité de votre collaborateur
- D'éventuelles obligations liées à votre convention

Votre collaborateur sort donc du régie de sécurité sociale, de la mutuelle qui n'est plus valide, du régime de retraite et de toutes autres cotisations s'appliquant au regard de l'exercice professionnel sur le sol français.

En ce qui concerne la sécurité de votre collaborateur, nos documents contiennent les éléments d'informations importants nécessaires à valider par le collaborateur. Régulièrement, les informations relatives à l'évolution de la situation du pays vous sont envoyées, ainsi qu'au collaborateur par Holiworking, si nécessaire. 

Nous ne traiterons pas au cas par cas dans les FAQ le sujet des spécificités des conventions collectives mais ces sujets sont étudiés par nos services juridiques et pris en compte.

Le management de votre collaborateur reste bien sûr dans votre périmètre au regard de sa mission.

Cependant, un Holicoach (référent local du service Holiworking) est aux côtés des Holiworkers  pour encadrer les modalités de leur travail au sein du coworking et s'assurer qu'ils bénéficient de conditions de travail optimales. Le Holicoach est votre point de contact pour tout ce qui concerne leur présence, l'exécution et les conditions de leur travail. Le rôle du Holicoach est essentiel, car il suit  les collaborateurs de leur arrivée dans le pays à leur départ, favorise leur intégration et les aide à découvrir le pays.

Pour le départ simultané de 5 collaborateurs, Holiworking offre le voyage à un manager durant une durée définie (vol et logement). L'opportunité pour le manager de se rendre compte des conditions de travail de ses Holiworkers et de faire le point avec eux.

Dans chaque pays se trouve un Holicoach, animateur présent dans le pays afin d’accompagner vos collaborateurs pendant leur séjour.

Il est surtout un point de contact entre vous, Holicompany, et vos Holiworkers, car il va régulièrement veiller à ce que ces derniers soient présents et puissent remplir leur mission dans des conditions optimales.


Le Holicoach est un point de confiance pour vous rassurer, il saura apporter un cadre professionnel et un soutien personnel à vos collaborateurs.



Bien évidemment, les managers sont les bienvenus sur place dans le pays d'accueil pour faire le point avec leurs collaborateurs et se rendre compte de leur cadre et conditions de travail.

Pour un départ simultané de 5 collaborateurs, le voyage du manager est offert par Holiworking.

La crise de la COVID-19 a permis à beaucoup d’entre nous de l’expérimenter. Le management hybride requiert une vigilance accrue. C’est aussi une véritable opportunité pour les managers de se questionner sur les essentiels de leur management.

Pour former le manager et optimiser son nouveau mode de management, Holiworking vous offre deux séances de coaching de management du télétravail. Une formation du collaborateur à ce sujet est aussi prévue pendant son séjour. 

Au départ de vos collaborateurs, il conviendra de mettre en place avec leur manager une routine de suivi. Vous pouvez à tout moment, selon votre accord avec le collaborateur, organiser des entretiens par visioconférence. 

Un Holicoach assurera aussi le suivi de la présence et des conditions de travail des Holiworkers. Il sera un lien important entre leur manager et eux, pour un déroulement optimal de cette expérience hors du commun.

Choisir un endroit où se loger est très personnel.
Les Holiworkers peuvent choisir un logement inviduel et dans ce cas, Holiworking peut  les mettre en relation avec des agences.
 
Mais s'ils le désirent, Holiworking peut aussi proposer :
 
  • Un coliving entre Holiworkers 
  • Un logement chez l'habitant pour une immersion complète 
  • Un logement individuel

 

Sauf accord de prise en charge par votre société, le logement dans le pays d'accueil reste à la charge de vos Holiworkers, comme cela serait le cas en France.

Si vous le souhaitez, vous pouvez prendre en charge le logement de votre collaborateur en concluant un accord avec ce dernier selon son choix personnel. 

Les Holiworkers cessent d'être pris en charge par la mutuelle de votre entreprise. Les assurances prévues dans le package Holiworking prennent le relais.

Votre mutuelle couvre de nouveau vos salariés dès le jour de leur retour en France, lorsqu'ils sont réintégrés dans votre effectif et dépendent de nouveau de la Sécurité Sociale Française.

Dans le cas particulier d'un départ en couple ou en famille notamment, la mutuelle pourra être maintenue pendant l'expatriation, ceci afin d'éviter une carence de plusieurs mois pour le conjoint à leur retour. Holiworking vous accompagne dans ce choix.

Si votre Holiworker est malade dans le pays d'accueil, il peut consulter un médecin et être soigné localement. Son assurance Voyage Expatriation Cap Tempo Expat (CHAPKA ASSURANCES) prend en charge de manière illimitée et sans franchise les frais médicaux en cas de :

    • maladies imprévisibles : grippe, otite, bronchite, infection urinaire, appendicite…
    • contraction du Covid-19
    • accidents : fractures, coupures, brûlures…
    • soins dentaires urgents : abcès, rage de dent, carie … à hauteur de 500€
    • kinésithérapie prescrite à la suite d’un accident 
    • hospitalisation
    • présence d'un proche en cas d'hospitalisation: Billet AR et Hôtel
    • traitements urgents ne pouvant pas attendre un retour dans votre pays de domicile

En cas d'accident ou de survenue de maladie nécessitant un rapatriement, Cap Tempo Expat prend en charge les frais suivants : Rapatriement 7/7 et 24/24, Billet aller-retour en cas d'hospitalisation ou de décès d'un proche, Frais de recherches et secours, Responsabilité Civile vie privée, Capitaux Décès et Invalidité.

En cas d’arrêt de travail, d’invalidité ou de décès, les Holiworkers bénéficient en outre d'une très bonne couverture Prévoyance de MALAKOFF HUMANIS souscrite par Holiworking .

Vote collaborateur sort du régime de prévoyance mis en place dans votre entreprise.
Nous considérons que le risque Invalidité, Décès , Incapacité temporaire de travail en particulier doit être très bien couvert.
Nous avons donc souscrit auprès d'un spécialiste français MALAKOFF HUMANIS, un contrat de prévoyance collectif de bon niveau. Celui-ci va au-delà des exigences conventionnelles type Syntec par exemple.


Votre salarié(e) sort du système de retraite français en place.
En fonction du pays de destination, une inscription au régime local peut être obligatoire et est prise en charge par Holiworking.

En ce qui concerne, le régime français, un choix  est laissé au Holiworker entre :
- pas de cotisation retraite pendant la période Holiworking,
- adhésion à l'assurance vieillesse retraite CFE à sa charge pour comptabiliser ses trimestres d'expatriation.

L'expérience Holiworking de votre collaborateur est prévue pour que cela ne coûte pas plus cher à votre entreprise que son salaire chargé habituel.
Aucun surcoût n'est donc prévu, sauf si vous souhaitez une prise en charge de certains postes pour encourager cette expérience.

Le contrat de service / mandat de paiement établi entre Holiworking France et votre entreprise établira une facture sur la base du principe suivant.

MONTANT FACTURE = SALAIRE BRUT CHARGE - COTISATIONS CHOMAGE

Le billet d'avion est à la charge du Holiworker, sauf accord spécifique avec vous ou offre spéciale Holiworking.

Partir vivre cette expérience à l'international, c'est avant tout, pour vos collaborateurs, l'opportunité de réaliser un rêve et de grandir humainement, ainsi qu'un levier de motivation. Le bénéfice vous en revient. Sans frais pour vous, vous fidélisez vos salariés, vous les aidez à progresser personnellement.

Cela va sans dire, en proposant ce nouveau mode de travail, vous êtes aux yeux des nouveaux talents un employeur qui accorde une grande valeur à ses ressources humaines.

À leur retour, compter ces Holiworkers au sein de vos équipes vous apportera une ouverture d'esprit supplémentaire, de la créativité et de la flexibilité. Ce peut être l'occasion d'envisager une mobilité interne, d'ouvrir de nouveaux marchés, etc. Quelles que soient les suites données à cette expérience Holiworking, celle-ci aura une valeur ajoutée certaine sur la performance de votre organisation.


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