FAQ Holicompany - Législation télétravail à l'étranger

Vos salariés Holiworkers travaillent au quotidien dans un espace de coworking professionnel, avec d’autres Holiworkers provenant de différentes entreprises françaises. Cet espace est entièrement équipé de bureaux ouverts, des salles fermées et privées sont aussi disponibles pour les  visioconférences et réunions téléphoniques. Dans l'avenant au contrat de travail à signer, il pourra être précisé la répartition avec le domicile des jours à effectuer dans l'espace de coworking.

Au quotidien, vos collaborateurs bénéficieront d'une application appelée Holicompanion, qui les guidera dans leurs démarches administratives, les accompagnera dans leur nouvelle vie quotidienne et sur laquelle ils recevront les alertes en temps réel de leur pays de destination. Votre devoir d'information envers vos collaborateurs sera ainsi rempli.

Les collaborateurs auront à leur disposition dans nos coworkings tout le matériel nécessaire pour communiquer avec votre société. Des salles de réunions sont mises à disposition, ainsi que des bureaux privés et confidentiels, pour des échanges directs avec leurs managers, clients ou partenaires.

En fonction de ce que vous souhaitez pour votre collaborateur, vous pouvez imposer qu'il travaille du coworking ou le laisser libre de travailler de son domicile par exemple. Les modalités seront à préciser dans l'avenant au contrat de travail.

Plusieurs imprimantes de dernière génération seront disponibles et vos salariés auront la possibilité d’imprimer à volonté. Toutefois, l'accent sera mis sur une utilisation optimale des outils numériques, pour limiter l'empreinte environnementale.

Sur place notre Holicoach veille à ce que tout se passe bien pour votre salarié. Un point mensuel est prévu entre le Holicoach et le Holiworker.

Cependant, pour le suivi de son travail,  votre collaborateur reste entièrement sous la responsabilité de son manager.

Si votre salarié demande un congé, le process habituel de demande et validation s'applique.

A son retour en France, le collaborateur réintégrera son équipe dans les conditions et au poste stipulés sur son contrat de travail.

Il est important de prévoir un entretien de retour avec le manager car le collaborateur a vécu une expérience riche et marquante. Le support de son employeur est essentiel à sa réintégration.

L'objectif de cet entretien doit être triple : relire l'expérience vecue lors de son séjour et les compétences développées, faire un point sur l'expérience de télétravail à l'international (bénéfices, difficultés, relations avec le reste de l'équipe), actualiser son projet professionnel en fonction des nouveaux objectifs.

Pendant son séjour à l'étranger, le contrat du collaborateur reste actif. Il est toujours comptabilisé dans vos effectifs. Exerçant son activité dans un autre pays, il est toutefois détaché du régime de la sécurité sociale.

Dans la mesure où le salarié travaille et réside à l'étranger pour convenance personnelle, votre obligation minimale est la continuité de ses cotisations au régime chômage. À cela, peuvent s'ajouter quelques obligations spécifiques à votre convention collective que nous étudierons.

Holiworking  informe votre collaborateur sur la sécurité de la destination avant le départ (partie intégrante du contrat Holiworker) et également en continu grâce à notre application Holicompanion. Le Holicoach à destination assure un suivi régulier . Votre société reste toutefois responsable de la sécurité du salarié conformément aux exigences légales du droit Français.

Votre collaborateur est soumis à la législation locale du pays de destination. Holiworking assure la mise en conformité du Holiworker au regard des lois et taxes dues localement. Holiworking est accompagné, dans chaque pays, par un cabinet d'expertises comptable et juridique spécialisé.

Vous avez évidemment d'autres activités que celle d'organiser l'expérience Holiworking de votre collaborateur.
C'est pourquoi, Holiworking veille à vous simplifier le travail au maximum. Nous estimons entre 45 et 60mn la mise en place du dossier contractuel pour un Holiworker.

Les documents à traiter / valider sont les suivants :
1/ Réception d'un courrier type de demande de mobilité internationale pour convenance personnelle adressée par votre salarié : cela assure la traçabilité de son souhait pour archivage dans son dossier
2/ Établissement d'un avenant à son contrat de travail prenant en compte son nouveau périmètre : nous vous soumettrons un modèle, validé par nos experts, fonction de son contrat en cours et de votre convention collective
3/ Signature du contrat de service et délégation de paie entre Holiworking et vous
4/ Transmission des consignes à votre service paie (interne ou externe) pour l'établissement des bulletins de salaire adéquats pendant la période Holiworking de votre collaborateur. Nous vous soumettrons un modèle type validé par nos experts afin de simplifier la tâche du service paie. Nous transmettrons également une check-list des actions à réaliser auprès des organismes tiers (sécu, mutuelle, prévoyance) et ce dans la mesure où votre collaborateur ne serait pas autonome

Aucun, à l'exception de la fiche de paie mensuelle.
Sa fiche de paye sera à formater par votre service paie au regard du statut du Holiworker pendant son séjour à l'international. Vous pourrez vous appuyer sur le modèle que nous fournissons pour gagner du temps.

Pendant son expérience Holiworking, votre collaborateur exécute sa mission professionnelle en dehors du sol français. Le cas échéant, il est soumis à la législation locale en terme de droit social.
Vos obligations minimales en tant qu'employeur sont :
- Le maintien des cotisations patronales au régime assurance chômage
- Un devoir d'information et de veille quant à la sécurité de votre collaborateur
- D'éventuelles obligations liées à votre convention

Votre collaborateur sort donc du régime de sécurité sociale, de la mutuelle qui n'est plus valide, du régime de retraite et de toutes autres cotisations s'appliquant au regard de l'exercice professionnel sur le sol français.

En ce qui concerne la sécurité de votre collaborateur, nos documents contiennent les éléments d'informations importants nécessaires à valider par le collaborateur. Régulièrement, les informations relatives à l'évolution de la situation du pays vous sont envoyées, ainsi qu'au collaborateur par Holiworking, si nécessaire. 

Nous ne traiterons pas au cas par cas dans les FAQ le sujet des spécificités des conventions collectives mais ces sujets sont étudiés par nos services juridiques et pris en compte.

Non, le management de votre collaborateur reste dans votre périmètre au regard de sa mission.

Holiworking veille à ce que les conditions de travail soient optimales au sein de l'espace de coworking selectionné.

Holiworking s'enquête également régulièrement auprès de vos collaborateurs de la poursuite de sa mission professionnelle dans de bonnes conditions et peut être un point de relais pour remonter les difficultés rencontrées.

Cependant le contrôle du travail des collaborateurs reste de la responsabilité de leur manager.

Bien évidemment, les managers sont les bienvenus sur place dans le pays d'accueil pour faire le point avec leurs collaborateurs et se rendre compte de leur cadre et conditions de travail.

La crise de la COVID-19 a permis à beaucoup d’entre nous de l’expérimenter. Le management hybride requiert une vigilance accrue. C’est aussi une véritable opportunité pour les managers de se questionner sur les essentiels de leur management.

Pour former le manager et optimiser son nouveau mode de management, Holiworking peut vous proposer deux séances de coaching de management du télétravail.

Au départ de vos collaborateurs, il conviendra de mettre en place avec leur manager une routine de suivi. Vous pouvez à tout moment, selon votre accord avec le collaborateur, organiser des entretiens par visioconférence. Holiworking peut vous proposer une liste d'outils adaptés pour mettre en place un management efficace.

Sauf accord de prise en charge par votre société, le logement dans le pays d'accueil reste à la charge de vos Holiworkers, comme cela serait le cas en France.

Si vous le souhaitez, vous pouvez prendre en charge le logement de votre collaborateur en concluant un accord avec ce dernier selon son choix personnel. 

Les Holiworkers cessent d'être pris en charge par la mutuelle de votre entreprise. Les assurances prévues dans le package Holiworking prennent le relais.

Votre mutuelle couvre de nouveau vos salariés dès le jour de leur retour en France, lorsqu'ils sont réintégrés dans votre effectif et dépendent de nouveau de la Sécurité Sociale Française.

Dans le cas particulier d'un départ en couple ou en famille notamment, la mutuelle pourra être maintenue pendant l'expatriation, ceci afin d'éviter une carence de plusieurs mois pour le conjoint à leur retour. Holiworking vous accompagne dans ce choix.

Si votre Holiworker est malade dans le pays d'accueil, il peut consulter un médecin et être soigné localement. Son assurance Voyage Expatriation Cap Tempo Expat (CHAPKA ASSURANCES) prend en charge de manière illimitée et sans franchise les frais médicaux en cas de :

• maladies imprévisibles : grippe, otite, bronchite, infection urinaire, appendicite…
• contraction du Covid-19
• accidents : fractures, coupures, brûlures…
• soins dentaires urgents : abcès, rage de dent, carie … à hauteur de 500€
  
• kinésithérapie prescrite à la suite d’un accident 
• hospitalisation
• présence d'un proche en cas d'hospitalisation: Billet AR et Hôtel
• traitements urgents ne pouvant pas attendre un retour dans votre pays de domicile

En cas d'accident ou de survenue de maladie nécessitant un rapatriement, Cap Tempo Expat prend en charge les frais suivants : Rapatriement 7/7 et 24/24, Billet aller-retour en cas d'hospitalisation ou de décès d'un proche, Frais de recherches et secours, Responsabilité Civile vie privée, Capitaux Décès et Invalidité.

En cas d’arrêt de travail, d’invalidité ou de décès, les Holiworkers bénéficient en outre d'une très bonne couverture Prévoyance de MALAKOFF HUMANIS souscrite par Holiworking .

Vote collaborateur sort du régime de prévoyance mis en place dans votre entreprise.
Nous considérons que le risque Invalidité, Décès , Incapacité temporaire de travail en particulier doit être très bien couvert.
Nous avons donc souscrit auprès d'un spécialiste français MALAKOFF HUMANIS, un contrat de prévoyance collectif de bon niveau. Celui-ci va au-delà des exigences conventionnelles type Syntec par exemple.

Votre salarié(e) sort du système de retraite français en place.
En fonction du pays de destination, une inscription au régime local peut être obligatoire et est prise en charge par Holiworking.

En ce qui concerne, le régime français, un choix  est laissé au Holiworker entre :
- pas de cotisation retraite pendant la période Holiworking,
- adhésion à l'assurance vieillesse retraite CFE à sa charge pour comptabiliser ses trimestres d'expatriation.

Dans le modèle Holiworking, la cotisation à la retraite CFE est donc optionnelle et à sa charge. Cependant, si il cotise quelques mois seulement, pour une base de salaire minimum de 6 990 euros pour l'année civile, l'assurance retraite comptabilisera 4 trimestres de cotisation. 

L'expérience Holiworking de votre collaborateur est prévue pour que cela ne coûte pas plus cher à votre entreprise que son salaire chargé habituel.
Aucun surcoût n'est donc prévu, sauf si vous souhaitez une prise en charge de certains postes pour encourager cette expérience.

Le contrat de service / mandat de paiement établi entre Holiworking France et votre entreprise établira une facture sur la base du principe suivant.

MONTANT FACTURE = SALAIRE BRUT CHARGE - COTISATIONS CHOMAGE

Partir vivre cette expérience à l'international, c'est avant tout, pour vos collaborateurs, l'opportunité de réaliser un rêve et de grandir humainement, ainsi qu'un levier de motivation. Le bénéfice vous en revient. Sans frais pour vous, vous fidélisez vos salariés, vous les aidez à progresser personnellement.

Cela va sans dire, en proposant ce nouveau mode de travail, vous êtes aux yeux des nouveaux talents un employeur qui accorde une grande valeur à ses ressources humaines.

À leur retour, compter ces Holiworkers au sein de vos équipes vous apportera une ouverture d'esprit supplémentaire, de la créativité et de la flexibilité. Ce peut être l'occasion d'envisager une mobilité interne, d'ouvrir de nouveaux marchés, etc. Quelles que soient les suites données à cette expérience Holiworking, celle-ci aura une valeur ajoutée certaine sur la performance de votre organisation.